DocuWare vs ELO vs ecoDMS: Welches DMS für den Mittelstand

En bref

• Dokumentenmanagement ist im Mittelstand längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Hebel für Tempo, Transparenz und Rechtssicherheit.
• Im Softwarevergleich stehen DocuWare, ELO und ecoDMS für drei unterschiedliche Ansätze: Cloud-orientierte Standardisierung, ECM-Tiefe mit hoher Anpassbarkeit und schlanke, preisnahe Basis-Archivierung.
• Workflow-Automatisierung entscheidet oft über den ROI, weil Freigaben, Rechnungsprozesse und Ablagen dadurch messbar schneller werden.
• Archivierung muss revisionssicher, auffindbar und berechtigungsgesteuert sein; sonst drohen Medienbrüche und Compliance-Risiken.
• Digitalisierung gelingt dann nachhaltig, wenn DMS, ERP und E-Mail sauber zusammenspielen und die Anwender mitziehen.

In vielen mittelständischen Betrieben stapeln sich längst nicht mehr nur Aktenordner, sondern vor allem E-Mails, PDF-Rechnungen, gescannte Lieferscheine und Vertragsstände in geteilten Laufwerken. Genau dort beginnt das Problem: Informationen sind vorhanden, jedoch nicht verlässlich auffindbar, nicht eindeutig versioniert und oft nur mit „Insiderwissen“ interpretierbar. Ein modernes DMS bringt Ordnung in dieses digitale Durcheinander, und zwar mit Regeln, Rollen und nachvollziehbaren Prozessen. Gleichzeitig prallen im Markt sehr unterschiedliche Philosophien aufeinander: DocuWare gilt im Mittelstand als verbreiteter Allrounder mit Cloud- und On-Premises-Optionen, ELO positioniert sich als tiefe ECM-Plattform mit vielen Ausbauwegen, und ecoDMS wird häufig als besonders kosteneffiziente Lösung für solide Archivierung genannt. Entscheidend ist dennoch nicht das Logo, sondern die Passung: Welche Dokumentarten dominieren, wie komplex sind Freigaben, wie streng ist die Compliance, und wie reif ist die Organisation in der Digitalisierung? Wer diese Fragen sauber beantwortet, verkürzt nicht nur die Auswahl, sondern schafft die Grundlage für einen DMS-Rollout, der im Alltag wirklich trägt.

Dokumentenmanagement im Mittelstand: Anforderungen, die ein DMS heute erfüllen muss

Der Mittelstand steht beim Dokumentenmanagement unter einem besonderen Spagat. Einerseits sind Budgets und IT-Ressourcen begrenzt, andererseits steigen die Erwartungen an Geschwindigkeit, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Daher muss ein DMS nicht nur „ablagen“, sondern Prozesse abbilden, Verantwortlichkeiten klären und Daten sauber mit anderen Systemen verbinden. Wer etwa Angebote, Auftragsbestätigungen und Reklamationen in getrennten Silos speichert, produziert Rückfragen und verzögert Entscheidungen. Genau hier liefert ein DMS Mehrwert, weil Informationen kontextbezogen zusammengeführt werden.

Im Alltag zählen vor allem fünf Kernanforderungen: schnelle Suche, klare Versionierung, definierte Zugriffe, rechtssichere Archivierung und integrierbare Workflow-Schritte. Außerdem wirkt ein DMS nur dann, wenn Mitarbeitende es akzeptieren. Deshalb sind Bedienlogik, Vorlagen und Automatisierung wichtiger, als es Lastenhefte oft vermuten lassen. Wer schon einmal erlebt hat, wie eine Rechnung „verschwunden“ ist, versteht den Wert von Protokollen und Statusfeldern sofort.

Typische Dokumentklassen und Stolpersteine in der Praxis

In vielen Betrieben dominieren Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen, technische Dokumentationen und E-Mail-Anhänge. Gleichzeitig entstehen Stolpersteine oft an den Schnittstellen: Ein PDF wird per Mail freigegeben, danach aber manuell im Ordner abgelegt. Dennoch bleibt der Freigabeweg nirgends nachvollziehbar. Oder eine Projektdatei wird überschrieben, weil die Versionierung fehlt. Solche Situationen sind keine Einzelfälle, sondern Alltag in wachsenden Organisationen.

Ein fiktives Beispiel verdeutlicht es: Die „Bergmann Komponenten GmbH“ hat 180 Mitarbeitende und mehrere Standorte. Weil die Buchhaltung digital arbeitet, kommen Eingangsrechnungen als PDF. Gleichzeitig müssen Projektleiter Kostenstellen prüfen. Ohne DMS landen Dokumente in Postfächern, und daher hängt die Bearbeitung am Urlaubskalender einzelner Personen. Mit einem DMS werden Rechnungen erfasst, indexiert und in einen Genehmigungs-Workflow überführt. Folglich sinken Liegezeiten, und Skonto wird nicht mehr „zufällig“ genutzt, sondern systematisch.

Funktionalitäten, die im Softwarevergleich als Mindeststandard gelten

Ein praxistaugliches DMS sollte Dokumente sicher speichern und strukturiert verwalten. Dazu gehört die Volltextsuche, die Metadatenpflege sowie die Möglichkeit, Dokumente nach Vorgängen, Kunden oder Projekten zu bündeln. Ebenso wichtig ist die Versionierung, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben. Außerdem benötigt der Mittelstand Rollen- und Rechtekonzepte, die nicht nur „lesen/schreiben“ kennen, sondern sensible Bereiche sauber abgrenzen.

Darüber hinaus wird Automatisierung zum Differenzierungsmerkmal. Intelligente Indexierung, automatische Klassifizierung und regelbasierte Ablage sparen Zeit, jedoch nur, wenn sie sauber eingerichtet sind. Daher lohnt es sich, vorab zwei bis drei Kernprozesse zu definieren, etwa Eingangsrechnungen, Vertragsmanagement und Personalakten. Ein DMS, das dort überzeugt, kann später erweitert werden. Genau dieser Fokus bildet die Brücke zum Vergleich der Systeme.

DocuWare im Fokus: Stärken bei Digitalisierung, Workflow und revisionssicherer Archivierung

DocuWare wird im Mittelstand häufig gewählt, weil es sowohl cloudbasiert als auch klassisch im eigenen Rechenzentrum betrieben werden kann. Dadurch lässt sich die Lösung an unterschiedliche IT-Strategien anpassen. Zudem verbindet DocuWare Dokumentenablage mit Prozessautomatisierung, was gerade bei Rechnungen und Genehmigungen schnell spürbar wird. Dennoch sollte der Blick nicht nur auf Features gehen, sondern auf die Frage: Wie gut passt das System zum Arbeitsstil des Unternehmens?

Typisch für DocuWare ist ein klarer Fokus auf standardisierte, wiederholbare Prozesse. Das hilft besonders Organisationen, die schnell in die Digitalisierung kommen wollen, ohne zuerst eine komplexe Plattformarchitektur zu entwerfen. Gleichzeitig kann die Funktionsvielfalt die Einarbeitung verlängern. Daher ist ein Pilotbereich sinnvoll, bevor die komplette Firma umstellt.

Rechnungsverarbeitung als häufigster Einstiegspunkt

Viele DMS-Projekte starten bei der Eingangsrechnung, weil hier der Nutzen leicht messbar ist. DocuWare unterstützt die automatische Erfassung, Indexierung und Übergabe in Freigabeprozesse. Außerdem lassen sich Rollen definieren: Wer prüft sachlich, wer genehmigt finanziell, und wer bucht im ERP? Dadurch wird aus E-Mail-Pingpong ein nachvollziehbarer Workflow. Folglich sinkt das Risiko von Doppelzahlungen und Fristversäumnissen.

Im Beispiel der „Bergmann Komponenten GmbH“ ersetzt DocuWare die manuelle Ablage in Abteilungsordnern. Rechnungen werden nach Lieferant, Betrag, Kostenstelle und Projekt verschlagwortet. Zusätzlich werden Stellvertretungsregeln hinterlegt, sodass Urlaube kein Prozessstopper mehr sind. Diese kleine organisatorische Ergänzung entscheidet oft über den Erfolg, weil Technik allein selten genügt.

Archivierung, Rechte und Nachvollziehbarkeit im Alltag

Bei der Archivierung zählt im Mittelstand vor allem: schnell wiederfinden, unveränderbar dokumentieren und Zugriffe kontrollieren. DocuWare bietet dafür Protokollierung, Berechtigungsmodelle und strukturierte Ablagebereiche. Außerdem lässt sich die Zusammenarbeit verbessern, weil Teams auf denselben Dokumentstand schauen. Dennoch bleibt es wichtig, Lösch- und Aufbewahrungsregeln sauber zu definieren. Sonst entsteht ein „digitaler Keller“, der zwar ordentlich aussieht, jedoch unklar wächst.

Ein praktischer Tipp aus vielen Projekten: Nicht jede Abteilung braucht eigene Ordnerlogik. Besser ist eine gemeinsame Taxonomie, ergänzt um Abteilungsfilter. Dadurch bleibt die Suche einheitlich, und Übergaben zwischen Vertrieb, Projekt und Buchhaltung funktionieren reibungsärmer. Genau an diesem Punkt wird der Softwarevergleich greifbar, weil Systeme sich in Anpassbarkeit und Governance unterscheiden.

Während DocuWare häufig über Standardprozesse punktet, setzt ELO stärker auf Plattformtiefe und individuelle Erweiterung. Dieser Perspektivwechsel ist wichtig, weil wachsende Betriebe oft mehr wollen als „nur“ digitale Ablage.

ELO ECM Suite im Vergleich: Wenn der Mittelstand Plattformtiefe und hohe Anpassbarkeit braucht

ELO wird häufig als ECM-Suite eingeordnet, also als Plattform, die über klassisches Dokumentenmanagement hinausgeht. Das ist attraktiv, wenn viele Abteilungen komplexe Prozesse abbilden wollen. Gleichzeitig steigt damit der Anspruch an Konzeption, Partnerauswahl und internes Projektmanagement. Daher passt ELO besonders gut, wenn ein Unternehmen bereit ist, Architekturentscheidungen zu treffen und diese langfristig zu pflegen.

Im Softwarevergleich zeigt sich ELO oft als sehr flexibel. Diese Flexibilität ist jedoch kein Selbstläufer. Wer ohne klare Prozesslandkarte startet, riskiert lange Iterationen. Dennoch kann genau diese Anpassbarkeit zum Wettbewerbsvorteil werden, wenn Spezialanforderungen bestehen, etwa in regulierten Branchen oder bei stark variierenden Projektabläufen.

ECM-Ansatz: Von der Akte zum vernetzten Informationsraum

ELO denkt stark in „Akten“ und Vorgängen, also in zusammenhängenden Informationspaketen. Dadurch lassen sich Dokumente, Metadaten, Aufgaben und Freigaben eng miteinander verbinden. Außerdem kann ein solches Modell dazu beitragen, Wissensinseln aufzubrechen. Ein Servicefall umfasst dann nicht nur PDFs, sondern auch E-Mails, Fotos, Protokolle und Entscheidungen. Folglich sinkt die Suchzeit, und Übergaben zwischen Teams werden stabiler.

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer bearbeitet Reklamationen mit vielen Anhängen. Mit ELO kann eine Reklamationsakte automatisch aus einer eingehenden Mail entstehen. Danach werden Prüfschritte verteilt und Ergebnisse dokumentiert. Dadurch entsteht ein auditfähiger Verlauf, der bei Kundenrückfragen hilft. Gleichzeitig lässt sich der Vorgang später auswerten, etwa nach Fehlerkategorie oder Lieferant. So wird DMS zur Datenquelle für Qualitätsarbeit.

Workflow-Design und Integrationen als Kern der Wertschöpfung

Auch bei ELO entscheidet der Workflow über den Nutzen. Der Unterschied liegt oft in der Modellierungstiefe und in Erweiterungsmöglichkeiten. Unternehmen können Freigaberegeln sehr differenziert gestalten, etwa abhängig von Betrag, Werk, Projektphase oder Kundenklasse. Außerdem spielen Integrationen eine zentrale Rolle. Ein DMS muss mit ERP, CRM und E-Mail zusammenspielen, sonst entstehen doppelte Datenpflege und Medienbrüche.

Gerade im Mittelstand lohnt sich ein nüchterner Blick auf die Integrationslandschaft. Gibt es fertige Konnektoren oder wird individuell entwickelt? Wie werden Updates gehandhabt? Zudem sollte klar sein, wer das System später administriert. ELO kann stark sein, wenn ein verlässlicher Implementierungspartner und eine interne „DMS-Ownership“ existieren. Damit wird aus Flexibilität eine kontrollierte Weiterentwicklung.

Komplexität managen: Governance, Rollen und Akzeptanz

Mehr Möglichkeiten bedeuten mehr Entscheidungen. Daher braucht ELO klare Governance: Namenskonventionen, Metadaten-Standards, Berechtigungskonzepte und ein sauberes Change-Management. Außerdem steigt die Bedeutung von Schulung. Wenn Mitarbeitende die Logik verstehen, nutzen sie das System konsequent. Wenn nicht, wird parallel weiter im Dateisystem gearbeitet. Folglich verliert das DMS seinen Status als „Single Source of Truth“.

Ein erprobter Ansatz ist ein Rollout in Wellen. Zuerst kommen Bereiche mit hohem Leidensdruck, etwa Rechnungen oder Vertragsablage. Danach folgen komplexere Aktenstrukturen, zum Beispiel Projekte oder Personal. Diese Reihenfolge reduziert Reibung, weil Erfolg sichtbar wird, bevor die großen Brocken starten. Als nächstes lohnt der Blick auf ecoDMS, weil dort ein anderes Versprechen im Vordergrund steht: Basisfunktionen zu sehr attraktiven Kosten.

Nach Plattformtiefe und Individualisierung wirkt ecoDMS bewusst bodenständig. Genau darin liegt für viele Betriebe der Charme, weil ein DMS nicht immer „alles“ können muss, um spürbar zu helfen.

ecoDMS als kosteneffiziente Alternative: Starke Archivierung, solide Suche, klare Grenzen

ecoDMS wird im Mittelstand oft genannt, wenn eine günstige, dennoch verlässliche Lösung für Archivierung und Suche gesucht wird. Der Reiz liegt darin, schnell Ordnung zu schaffen, ohne ein großes Transformationsprojekt zu starten. Gleichzeitig sollte die Erwartung realistisch bleiben: ecoDMS zielt stärker auf Kernfunktionen als auf tief integrierte End-to-End-Prozessautomatisierung. Daher eignet sich die Lösung besonders für Unternehmen, die zuerst ein stabiles Archiv brauchen und Prozesse später ergänzen möchten.

Viele Betriebe haben jahrelang Dokumente in Netzlaufwerken gesammelt. Dort fehlen Versionierung, einheitliche Benennung und revisionssichere Ablage. ecoDMS kann an dieser Stelle einen klaren Sprung bringen. Außerdem hilft die Volltextsuche, auch in gescannten Dokumenten schneller fündig zu werden. Folglich sinkt die Zeit, die Teams mit „Wer hat das PDF?“ verbringen.

Typische Einsatzszenarien: Von der Ablage bis zur digitalen Poststelle

ecoDMS spielt seine Stärken aus, wenn Dokumente zentral erfasst und sauber kategorisiert werden. Das kann eine kleine „digitale Poststelle“ sein, die eingehende PDFs, Scans und E-Mail-Anhänge einsammelt. Danach werden Dokumente nach Typ, Kunde oder Lieferant einsortiert. So entsteht ein einheitlicher Informationspool. Gleichzeitig bleibt der Rollout überschaubar, weil nicht jeder Fachbereich zuerst seinen Spezialworkflow definieren muss.

Ein konkretes Szenario: Ein Handwerksverbund mit mehreren Tochterfirmen will Belege zentral archivieren. Die Buchhaltung braucht schnellen Zugriff, und die Geschäftsführung will bei Prüfungen sauber dokumentieren. ecoDMS kann hier helfen, indem Belege standardisiert abgelegt und über Rechte getrennt werden. Dennoch ist wichtig, die Mandanten- und Berechtigungsstruktur vorab sauber zu planen. Sonst wird aus Kostenvorteil ein Organisationsproblem.

Grenzen im Workflow: Wenn Prozesse zu komplex werden

Ein DMS gewinnt im Alltag oft dann, wenn es nicht nur speichert, sondern Aufgaben steuert. Bei ecoDMS sind Prozessfunktionen in der Regel weniger umfassend als bei Plattformen wie ELO oder breit aufgestellten Lösungen wie DocuWare. Daher sollte geprüft werden, wie viele Freigabestufen, Sonderfälle und Integrationen wirklich notwendig sind. Wenn die Rechnungsfreigabe etwa mehrere Eskalationsregeln und Vertretungsmodelle benötigt, kann ein System mit stärkerem Workflow-Fokus die bessere Wahl sein.

Allerdings ist „weniger“ nicht automatisch schlechter. Viele mittelständische Unternehmen profitieren von einer Lösung, die das Grundproblem löst: Dokumente auffindbar, ordentlich, geschützt. Folglich kann ecoDMS als erster Schritt in der Digitalisierung dienen, bevor später ein größerer Prozessbaukasten folgt. Entscheidend ist, dass die Roadmap zur Organisation passt, nicht umgekehrt.

Praxischeck für Entscheidungsteams: Fragen statt Bauchgefühl

Im Softwarevergleich wird ecoDMS oft über den Preis diskutiert. Doch auch hier zählen Betrieb, Support, Updatepfade und die Verfügbarkeit von Dienstleistern. Deshalb sollten Entscheidungsteams konkrete Fragen stellen: Wie werden Dokumente importiert? Wie läuft die Migration aus Ordnerstrukturen? Wie werden Aufbewahrungsfristen abgebildet? Und wie schnell findet ein neuer Mitarbeitender „sein“ Dokument, ohne zehn Regeln auswendig zu lernen?

Wer diese Fragen strukturiert beantwortet, erkennt zügig, ob ecoDMS als Kernsystem genügt oder eher als Archivbaustein gedacht ist. Damit ist die Bühne frei für eine direkte Gegenüberstellung der drei Lösungen entlang typischer Kriterien des Mittelstands.

Softwarevergleich DocuWare vs ELO vs ecoDMS: Kriterien, Tabelle und Entscheidungshilfen für den Mittelstand

Ein sauberer Softwarevergleich beginnt nicht mit Funktionen, sondern mit Prioritäten. Im Mittelstand sind das häufig schnelle Umsetzung, kalkulierbare Kosten, geringe interne IT-Last und sichtbarer Nutzen in wenigen Monaten. Gleichzeitig muss ein DMS langfristig tragfähig sein. Daher sollten Bewertungskriterien sowohl „Go-live-tauglich“ als auch „ausbaufähig“ sein. Wer nur auf Lizenzpreise schaut, übersieht schnell Projektaufwand, Schulung und Prozessdesign.

Ein praxiserprobter Weg ist eine Bewertung über Use Cases. Dazu werden zwei bis drei Kernabläufe definiert, etwa Eingangsrechnungen, Vertragsverwaltung und Projektakten. Danach wird je System geprüft, wie viel Standard vorhanden ist und wie viel Anpassung nötig wird. Außerdem lohnt ein Blick auf Betriebskonzepte: Cloud, On-Premises oder Hybrid. Gerade bei Datenschutz, Standortfragen und IT-Ressourcen entstehen hier klare Präferenzen.

Vergleichstabelle: Wo die Systeme typischerweise punkten

Kriterium	DocuWare	ELO	ecoDMS
Zielbild im Mittelstand	Breiter Allrounder, schneller Einstieg, viele Standardpakete	ECM-Plattform für tiefe Prozesse und Aktenlogik	Kosteneffiziente Basis für Archiv und Suche
Workflow-Automatisierung	Stark bei typischen Freigaben, besonders Rechnungen	Sehr flexibel und tief modellierbar, dafür konzeptionsintensiver	Eher begrenzt, Fokus auf Ablage und Auffindbarkeit
Archivierung & Nachvollziehbarkeit	Revisionsnahe Ablage, Protokolle, Rechte, strukturierte Archive	Umfassend, oft mit Akten- und Governance-Ansatz	Solide Archivfunktionen, starker Fokus auf Suche/Volltext
Einführungsaufwand	Mittel, abhängig von Prozessumfang	Mittel bis hoch, je nach Individualisierung	Niedrig bis mittel, je nach Migration/Struktur
Typische Passung	Wachsender Betrieb mit Bedarf an Standard-Workflows	Organisation mit komplexen Prozessen und klarer Governance	Budgetfokus, schneller Ordnungseffekt, begrenzte Prozessansprüche

Entscheidungslogik: Drei Szenarien, die in Meetings helfen

Szenario 1: Ein Unternehmen will primär Rechnungen, Lieferscheine und Verträge digital steuern. Außerdem soll das DMS schnell Wirkung zeigen. Dann ist DocuWare oft attraktiv, weil Standardprozesse und Integrationsmöglichkeiten den Start erleichtern. Dennoch sollte die Schulung nicht unterschätzt werden, damit die Funktionsfülle nicht überfordert.

Szenario 2: Ein Betrieb will ein unternehmensweites Informationsmodell, inklusive Akten, Vorgängen und bereichsübergreifenden Prozessen. Zudem existieren viele Sonderfälle, die sauber abgebildet werden müssen. Dann passt ELO häufig, weil Plattformtiefe und Anpassbarkeit strategische Vorteile bringen. Allerdings braucht es klare Ownership, sonst wachsen Strukturen unkontrolliert.

Szenario 3: Eine Firma möchte vor allem Archivierung, Volltextsuche und Ordnung in gewachsene Dokumentberge bringen. Gleichzeitig sind Prozessautomationen vorerst zweitrangig. Dann kann ecoDMS eine sehr gute Wahl sein, weil der Einstieg schlank bleibt. Folglich kann später gezielt erweitert werden, wenn Prozesse reifer sind.

Checkliste für die Auswahl: Was vor dem Angebot geklärt sein sollte

• Dokumentarten und Volumen: Rechnungen, Verträge, HR, Technik, E-Mails.
• Prozesslandkarte: Welche Freigaben, Eskalationen und Stellvertretungen sind Pflicht?
• Integrationen: ERP/FiBu, CRM, E-Mail, Scanner, Signaturdienste.
• Compliance und Aufbewahrung: Fristen, Löschkonzepte, Protokollierung.
• Betriebsmodell: Cloud vs On-Premises, Backup, Updates, Verantwortlichkeiten.
• Akzeptanz: Schulung, Rollen, Namenskonventionen, „Wer macht was?“

Diese Kriterien wirken nüchtern, jedoch verhindern sie teure Umwege. Wer sie konsequent anwendet, erkennt schnell, ob ein DMS als Werkzeugkasten für Digitalisierung taugt oder nur neue Komplexität schafft. Danach lohnt der letzte Schritt: ein strukturierter Proof of Concept, der mit echten Dokumenten zeigt, wie gut DocuWare, ELO oder ecoDMS den Alltag tatsächlich abbilden.

Welche DMS-Funktion bringt im Mittelstand meist den schnellsten Nutzen?

Am schnellsten wirkt meist die Kombination aus zentraler Ablage, Volltextsuche und einem klaren Workflow für Eingangsrechnungen. Dadurch sinken Suchzeiten, Freigaben werden transparent, und Skontofristen lassen sich besser einhalten. Wichtig ist jedoch, dass Rollen und Stellvertretungen vor dem Go-live definiert werden.

DocuWare oder ELO: Woran lässt sich die richtige Richtung festmachen?

DocuWare passt häufig, wenn standardisierte Prozesse zügig umgesetzt werden sollen und ein breites Funktionspaket aus einer Hand gefragt ist. ELO spielt seine Stärken aus, wenn Aktenlogik, komplexe Vorgänge und langfristige Plattformstrategie im Vordergrund stehen. Entscheidend ist daher, ob eher schnelle Standardisierung oder hohe Individualisierung benötigt wird.

Ist ecoDMS für revisionssichere Archivierung ausreichend?

ecoDMS wird oft als solide Lösung für Archivierung und schnelle Auffindbarkeit eingesetzt, besonders wenn der Fokus auf Basisfunktionen liegt. Für Unternehmen mit stark verzweigten Freigaben oder umfangreicher Prozessautomatisierung kann jedoch ein DMS mit stärkerem Workflow-Fokus sinnvoller sein. Die Passung hängt deshalb von Dokumentarten, Prüfanforderungen und Integrationsbedarf ab.

Wie lässt sich ein DMS-Projekt vor typischen Einführungsfehlern schützen?

Hilfreich sind ein klarer Pilotbereich, echte Testdokumente, eine verbindliche Metadaten- und Rechte-Logik sowie ein kurzer Proof of Concept mit messbaren Kriterien. Außerdem sollten Fachbereich und IT gemeinsam verantworten, damit Prozesse nicht an der Praxis vorbeigeplant werden. Folglich steigt die Akzeptanz, und Schattenablagen werden seltener.